去年以來(lái)，進(jìn)出口公司積極推行無(wú)紙化辦公，要求公司全體人員在手機(jī)中下載OA及釘釘智能第三方應(yīng)用程序，并參加相關(guān)軟件使用的培訓(xùn)，力求提高辦公效率，降低運(yùn)行成本，打造綠色低碳的無(wú)紙化辦公系統(tǒng)。

    進(jìn)出口公司的文件收發(fā)、傳閱、領(lǐng)導(dǎo)批示全部在手機(jī)OA上進(jìn)行傳閱、審批，告別了簽字“長(zhǎng)龍”，有效提升了決策速度。而行政辦公及業(yè)務(wù)審批方面的工作，如用印審批、合同審批、內(nèi)部發(fā)文審批、考勤、駐外人員遠(yuǎn)程管理、物品領(lǐng)用、電子工資條等操作，均在手機(jī)釘釘軟件上進(jìn)行移動(dòng)審批。既降低公司運(yùn)行成本、提高了工作效率，又全面實(shí)現(xiàn)了公司辦公的公文處理無(wú)紙化、業(yè)務(wù)管理流程化、通知提醒信息化的高效運(yùn)行。

    通過(guò)近年來(lái)掌上智能無(wú)紙化辦公的運(yùn)行，在大大減少紙張、耗材使用和浪費(fèi)的同時(shí)，節(jié)約了辦公成本，促進(jìn)了“低碳”辦公。每月月末，大家可以通過(guò)釘釘軟件的統(tǒng)計(jì)功能查看減少碳排放的詳細(xì)數(shù)量，并折合成種樹(shù)的棵樹(shù)。自2017年運(yùn)行至今，通過(guò)釘釘軟件的使用，進(jìn)出口公司節(jié)省辦公用紙費(fèi)用4000余元，累計(jì)減少碳排放量111.88kg，相當(dāng)于全體員工種植了6.3棵樹(shù)，極大的激發(fā)了全體員工使用掌上智能無(wú)紙化辦公軟件的興趣和動(dòng)力，并使進(jìn)出口公司的工作效率得到全面提高，管理和操作也更加規(guī)范、科學(xué)。

    一是工作流程規(guī)范，加強(qiáng)系統(tǒng)安全。根據(jù)各項(xiàng)目組及部門(mén)員工不同的崗位職能，設(shè)置操作權(quán)限，減少了不必要的審批環(huán)節(jié)，將原有紙質(zhì)文件需要幾天的審批時(shí)間縮短至幾小時(shí)之內(nèi)甚至幾分鐘之內(nèi)即可完成。并對(duì)系統(tǒng)員工用戶進(jìn)行身份認(rèn)證，從而確保系統(tǒng)信息的安全性。

    二是文件處理規(guī)范，實(shí)時(shí)跟蹤情況。除通過(guò)手機(jī)隨時(shí)查閱電子文件，實(shí)現(xiàn)了“文檔隨身”的功能之外，系統(tǒng)自動(dòng)生成的文件處理流程圖，有利于員工實(shí)時(shí)跟蹤文件處理所在的階段，縮減了工作流程。同時(shí)軟件自帶的已讀未讀功能，可以直觀地看到大家是否收到信息，避免了員工在群里專門(mén)回復(fù)，極大提高了工作效率。

    三是文件歸檔規(guī)范，公文處理迅速。公文辦理完畢后，將自動(dòng)歸檔到相應(yīng)的檔案管理欄目條下，對(duì)運(yùn)用系統(tǒng)進(jìn)行文件傳送過(guò)程中存在的操作失誤，可及時(shí)退回上一級(jí)處理，確保公文能順利流轉(zhuǎn)。

    四是內(nèi)部溝通規(guī)范，交流及時(shí)暢通。公司或上級(jí)下發(fā)的通知流程更加便捷，并且更加清楚的了解反饋；項(xiàng)目組及部門(mén)之間的溝通更加方便，確保信息傳遞的及時(shí)性；員工間的溝通路徑更加簡(jiǎn)捷。通過(guò)企業(yè)通訊錄能夠快速的找到全體員工聯(lián)系方式，避免了以往聯(lián)系不到的情況出現(xiàn)。

    目前，進(jìn)出口公司繼續(xù)致力于智能掌上無(wú)紙化辦公的推行，將進(jìn)一步按照陜煤集團(tuán)環(huán)保工作的有關(guān)要求，不斷提升全公司信息化工作水平，為打造“綠色陜煤”貢獻(xiàn)力量。

                                                                             責(zé)編：寧戈