今年以來(lái)，榆通公司緊緊圍繞健全制度機(jī)制、做好檔案收集、提升檔案數(shù)字化等方面持續(xù)用力，不斷推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、長(zhǎng)效化、標(biāo)準(zhǔn)化，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)從“紙上”向“指尖”轉(zhuǎn)變升級(jí)，有效提升檔案管理工作成效。

把好“制度關(guān)” 檔案管理規(guī)范化

為提升檔案管理的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化水平，結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際，該公司細(xì)化檔案分類與歸檔范圍。邀請(qǐng)西北大學(xué)有關(guān)專家前來(lái)，對(duì)檔案管理制度建設(shè)進(jìn)行培訓(xùn)授課，對(duì)檔案管理制度總體架構(gòu)、規(guī)范、電子文件和檔案單套制提出具體指導(dǎo)。該公司修訂、編制了《檔案數(shù)字化規(guī)范》《檔案分類方案》等26項(xiàng)檔案管理制度，進(jìn)一步明確檔案歸檔、查閱利用、安全保密、庫(kù)房管理、崗位責(zé)任等內(nèi)容，確保檔案工作有規(guī)可遵、有章可循、規(guī)范有序。

把好“入口關(guān)” 檔案收集長(zhǎng)效化

為保證檔案完整、安全，有連續(xù)性，充分發(fā)揮檔案在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的基礎(chǔ)性作用，該公司總結(jié)以往經(jīng)驗(yàn)，嚴(yán)格對(duì)照檔案管理相關(guān)制度及歸檔要求，建立了以綜合管理部檔案人員為責(zé)任人；各部門協(xié)作的雙層檔案管理體系。堅(jiān)持從信息源頭抓起，拓展檔案收集的途徑，將近年來(lái)累積的物資質(zhì)量檔案、招投標(biāo)檔案和市場(chǎng)采購(gòu)記錄納入管理范疇，對(duì)各類資料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝盒，確保檔案立卷規(guī)范、應(yīng)歸盡歸，此次共整理歸檔各類檔案資料9768余件。同時(shí)，該公司檔案管理人員通過(guò)逆向追溯的方式，精準(zhǔn)識(shí)別出尚未移交的檔案資料，對(duì)暫未完成資料移交工作的部門與移交資料不完善部門進(jìn)行整改提醒，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性，為今后數(shù)字化檔案室把好“數(shù)字加工關(guān)”，檔案資料標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化管理奠定基礎(chǔ)。

把好“數(shù)字加工關(guān)”，檔案資料標(biāo)準(zhǔn)化

“整理掃描頁(yè)、編制頁(yè)號(hào)、拆除裝訂、檔案著錄等，通過(guò)圖像掃描系統(tǒng)進(jìn)入檔案掃描環(huán)節(jié)?！弊哌M(jìn)數(shù)字加工室，數(shù)名工作人員正在對(duì)存量檔案進(jìn)行數(shù)字化加工。該公司嚴(yán)格規(guī)范數(shù)字化加工流程，對(duì)檔案實(shí)行登記、清點(diǎn)、核查、原件掃描、圖像處理、信息錄入、成品驗(yàn)收、檔案還原等數(shù)字化加工流程，并在數(shù)字加工室安裝了24小時(shí)360度無(wú)死角監(jiān)控，保證檔案數(shù)字化加工工作安全規(guī)范進(jìn)行。檔案管理人員定期對(duì)數(shù)字化加工后的圖像文件進(jìn)行抽檢，確保檔案數(shù)字化成果的真實(shí)性、完整性和可用性。截至目前，已完成2017年—2023年招投標(biāo)檔案、合同檔案、驗(yàn)收檔案以及歷年專項(xiàng)工程檔案資料的數(shù)字化加工，累計(jì)完成130000余件，掃描頁(yè)數(shù)180余萬(wàn)頁(yè)。

下一步，該公司將持續(xù)強(qiáng)化檔案制度落實(shí)，提高檔案收集歸檔能力，推動(dòng)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案轉(zhuǎn)變，把檔案建在“云”上，實(shí)現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化與整合，使檔案管理工作能更好地促進(jìn)公司的高質(zhì)量發(fā)展。